Tout savoir sur le secrétariat téléphonique
L'accueil téléphonique est une fonction essentielle à l'entreprise. Il véhicule son image auprès des clients. Comment réussir ce premier contact avec l'extérieur ? Comment organiser un accueil téléphonique performant ? Ce guide vous aidera à mieux comprendre pour bien choisir.
Organisation du secrétariat téléphonique
Un bon accueil téléphonique et une permanence téléphonique démontrent une bonne organisation interne de l'entreprise. Ce premier contact doit donc être privilégié pour répondre aux exigences permanentes des correspondants.
En savoir plus : permanence téléphonique
Deux possibilités s'offrent à vous :
- En interne, l'accueil physique et téléphonique de vos partenaires par votre standardiste hôtesse d'accueil est une fonction essentielle à votre entreprise qui permet de véhiculer vos valeurs.
- En externe, le télésecrétariat (ou secrétariat à distance) et la domiciliation téléphonique permettent aux entreprises et aux professionnels libéraux de confier la gestion de leurs appels téléphoniques à une société spécialisée.
Vous pouvez aussi cumuler les deux solutions en élargissant les horaires de votre accueil interne par un accueil externe.
Qualité de l'accueil téléphonique
Un accueil au téléphone de qualité respecte une procédure définie au préalable par l'entreprise, ainsi une trame téléphonique est généralement rédigée afin de mener au mieux un entretien.
La gestion des appels téléphoniques d'une entreprise demande une certaine organisation pour proposer un service de qualité à tous ses partenaires et ainsi refléter une image positive du premier contact.
La qualité de l'accueil téléphonique nécessite également la rédaction d'une charte d'accueil téléphonique par l'ensemble du personnel, de la standardiste à l'hôtesse d'accueil en passant par ses dirigeants, tous doivent être impliqués et s'engager vis-à-vis de cette charte téléphonique.
En savoir plus : accueil téléphonique en anglais
Standard téléphonique
Les standards téléphoniques PABX et voix sur IP offrent de nombreuses fonctionnalités, le choix d'un standard téléphonique doit se faire de façon réfléchie pour profiter au mieux de toutes ces fonctionnalités afin d'obtenir une gestion des appels téléphoniques efficace et de qualité.
Ainsi, les standards téléphoniques PABX ou le standard téléphonique voix sur IP peuvent avoir l'intégralité ou une partie de ces fonctionnalités :
- la messagerie vocale,
- une sélection directe à l'arrivée,
- le prédécroché ou message d'accueil téléphonique,
- la musique d'attente téléphonique,
- l'identification de l'appelant,
- le filtrage des appels,
- l'enregistrement des appels téléphoniques.
Questions / Réponses avec 
Consultez les questions de nos internautes et les réponses de nos spécialistes.
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Installation téléphonique pour association
par amil, le 24/01/2012
« Bonjour Problème qui a du vous être exposé à mainte reprise ? Nous sommes une association qui dispose d?une solution téléphonie fixe - ADSL clas... »
Réponse de TelephoniedEntreprise.com , le 19/02/2011
« Bonjour,A votre disposition pour parler de votre projet :Devis et conseils gratuits au 0800 300 377 (Appel gratuit depuis un poste fixe)TelephoniedEntreprise.com »
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Cherche standard téléphonique
par La Maison des Loups, le 09/03/2011
« Bonjour,je cherche un système qui délivre à mes clients une information (tarifs, horaires) avant que le téléphone ne sonne. Quel type de matériel pour... »
Réponse de TEGE/SOFIP , le 23/03/2011
« Bonjour, Pour plus d'informations, Merci de me contacter au 06.88.38.86.86 Cordialement, Romain DEBROISE Consultant du Système d'Information des TPE/ PME »
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Infos sur un standard téléphonique
par marianne, le 13/03/2010
« je souhaite installer un standard professionnel à titre indépendant et non dans le contexte d'une grand entreprise , aussi je souhaite avoir des conse... »
Réponse de Keyyo Business , le 15/04/2010
« Bonjour Marianne, Votre besoin est d'installer une ligne professionnelle avec un standard téléphonique ? Dans ce cas, vous devez prendre contact auprès de professionnels de la téléphonie sur IP pour les petites entreprises. Si vous devez recevoir u... »
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Création de standard téléphonique
par val33r, le 15/04/2010
« Bonjour, Je pense créer une auto-entreprise de standard téléphonique, j'aurai besoin de savoir dans quel type de matériel je devais investir, ainsi q... »
Réponse de ADEPT Telecom , le 30/04/2010
« Bonjour Madame, Le principal pour vous est d'étudier certains aspects de votre projet : êtes-vous plutôt en réception des appels ou en émission ? Dans le premier cas, vous devez privilégier la disponibilité de réponse c'est-à-dire que se passe-t-il q... »
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Standard téléphonique pour une société
par bnd, le 02/03/2010
« Bonjour, Je souhaite mettre en place un standard afin de diminuer le nombre de lignes d'une société. L'architecture serait : une entrée (numéris) / m... »
Réponse de AES TELECOM , le 15/03/2010
« Bonjour, Il est tout a fait envisageable de mettre en place un équipement Mini standard PABX, evolutif. La solution serait donc d'apporter un micro standard numérique avec les fonctions classiques (accueil, pré-décroché, attente, interphonie, sda, bo... »
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